Selain pembelaan dan bukti, perusahaan asing di pengadilan China perlu melengkapi serangkaian formalitas, yang terkadang bisa jadi agak merepotkan. Oleh karena itu, perlu disediakan waktu yang cukup untuk bersiap-siap.
I. Sertifikat Kualifikasi Subjek: 'siapa saya' dan 'siapa yang mewakili saya'
Untuk berpartisipasi dalam litigasi sipil Tiongkok, sertifikat kualifikasi subjek yang harus diserahkan perusahaan asing meliputi:
1. izin usaha, atau dokumen sertifikat bereputasi baik yang dikeluarkan oleh otoritas pendaftaran perusahaan;
2. dokumen yang menyatakan status perwakilan hukum atau perwakilan resmi (misalnya anggaran rumah tangga perusahaan, resolusi dewan direksi, dll.);
3. dokumen yang menyatakan identitas (“sertifikat identitas”) dari perwakilan hukum atau perwakilan yang sah, termasuk nama dan posisinya;
4. paspor atau dokumen identitas lain dari perwakilan hukum atau perwakilan resmi.
Dokumen-dokumen di atas terutama menyangkut 'perwakilan hukum' (法定 代表人) dan 'perwakilan resmi' (授权 代表人), jadi perlu untuk memperjelas kedua konsep ini. Perusahaan China atau perusahaan asing semuanya membutuhkan orang perseorangan, atas nama perusahaan, untuk menandatangani dokumen litigasi dan berpartisipasi dalam litigasi. Setiap perusahaan China memiliki 'perwakilan hukum' terdaftar, yang berhak mewakili perusahaan untuk berpartisipasi dalam litigasi tanpa memerlukan otorisasi tambahan.
Jika perusahaan asing memiliki perwakilan hukum, dia juga dapat berpartisipasi dalam proses pengadilan atas nama perusahaan. Untuk mengesahkan statusnya, perusahaan asing umumnya perlu menyerahkan anggaran rumah tangga atau dokumen serupa lainnya. Adapun perusahaan asing tanpa perwakilan hukum, diwajibkan secara khusus untuk memberdayakan 'perwakilan resmi' untuk berpartisipasi dalam gugatan. Dalam hal ini, perusahaan asing perlu mengajukan resolusi dewan terkait yang dibuat sesuai dengan anggaran dasarnya.
Patut dicatat bahwa pengadilan Tiongkok juga memerlukan "sertifikat identitas" dari perwakilan hukum atau perwakilan resminya. Sertifikat ini umumnya hanya memuat satu kalimat, seperti 'Orang tertentu menduduki jabatan tertentu di perusahaan, dia juga merupakan kuasa hukum / wakil resmi perusahaan itu'. Ini mungkin tampak berlebihan; namun, dokumen berulang yang sederhana dan sederhana tidak boleh diabaikan.
Materi di atas harus ditandatangani oleh direktur atau sekretaris perusahaan, dll., Sesuai dengan hukum lokal asing dan anggaran rumah tangga perusahaan. Perlu dicatat bahwa Tiongkok sangat mementingkan segel. Oleh karena itu, perusahaan asing dianjurkan untuk membubuhkan segel mereka pada semua dokumen, meskipun segel ini hanya hiasan dan tidak berlaku secara hukum di negara mereka sendiri.
II. Surat kuasa: 'siapa pengacara saya'
Untuk berpartisipasi dalam litigasi di pengadilan Tiongkok, perusahaan asing sering kali perlu mengamanatkan pengacara Tiongkok, dan karenanya perlu menyerahkan surat kuasa ke pengadilan. Surat kuasa harus ditandatangani oleh perwakilan hukum atau perwakilan resmi seperti dijelaskan di atas, dan sebaiknya dicap dengan stempel perusahaan.
Jika perusahaan tidak mengamanatkan pengacara, maka perwakilan hukum atau perwakilan resmi harus berpartisipasi dalam litigasi secara langsung.
AKU AKU AKU. Notarisasi dan otentikasi: 'instrumen saya asli'
1. Apa itu notaris dan otentikasi
Sebagian besar dokumen kualifikasi subjek dan prosedur otorisasi perusahaan asing dibentuk di luar wilayah Tiongkok. Untuk memastikan keaslian materi ini, undang-undang Tiongkok mengharuskan konten dan proses pembentukan materi tersebut diaktakan oleh notaris asing setempat (langkah "notaris"), dan kemudian disahkan oleh kedutaan atau konsulat Tiongkok di negara itu untuk menyatakan bahwa tanda tangan atau segel notaris adalah benar (langkah "otentikasi"). Hanya dengan begitu bahan menjadi efektif.
Dalam praktiknya, langkah-langkah notaris dan autentikasi biasanya seperti di bawah ini:
(1) "notaris" oleh notaris asing lokal;
(2) sertifikasi oleh pejabat pemerintah asing bahwa identitas dan tanda tangan notaris adalah asli;
(3) "otentikasi" oleh kedutaan atau konsulat China di negara itu bahwa identitas dan tanda tangan pejabat pemerintah asing adalah asli. Gambar terlampir di atas adalah contoh dokumen otentikasi Kedutaan Besar dan Konsulat China. Ini hanya menyatakan bahwa "Baik segel Departemen Luar Negeri Amerika Serikat, dan tanda tangan dari asisten petugas otentikasi CHANA TURNER di dokumen sebelumnya adalah asli"; dan otoritas yang mengeluarkan instrumen harus bertanggung jawab atas isinya.
Jika China telah melakukan perjanjian dengan negara tertentu, maka proses sertifikasi harus dilakukan sesuai dengan perjanjian tersebut.
2. Isi notaris
Seperti yang diperkenalkan sebelumnya, "otentikasi" hanya untuk menyatakan bahwa tanda tangan atau segel notaris adalah benar, sedangkan "notaris" adalah kunci untuk menjamin keaslian dokumen. Menurut pengalaman kami, surat yang diaktakan setidaknya harus menunjukkan konten berikut.
(1) Izin usaha atau dokumen sertifikat dengan reputasi baik: (a) waktu dan tempat memperoleh salinan; dan (b) salinan tersebut sesuai dengan aslinya;
(2) Anggaran rumah tangga perusahaan: (a) waktu dan tempat mendapatkan salinan; dan (b) salinan tersebut sesuai dengan aslinya;
(3) Keputusan dewan direksi: (a) waktu dan tempat resolusi; dan (b) penandatanganan dan cap dilakukan di bawah kesaksian notaris, yang otentik dan efektif;
(4) "Sertifikat identitas": (a) waktu dan tempat untuk menandatangani sertifikat; dan (b) penandatanganan dan cap dilakukan di bawah kesaksian notaris, yang otentik dan efektif;
(5) Paspor atau dokumen identitas lainnya: dokumen tersebut asli dan efektif; dan
(6) Surat kuasa: (a) waktu dan tempat untuk menandatangani surat kuasa; dan (b) tanda tangan dan meterai dilakukan di bawah kesaksian notaris yang asli dan efektif.
IV. Terjemahan
Semua materi dalam bahasa asing yang diserahkan ke pengadilan China harus disertai dengan terjemahan China (kecuali untuk kasus yang diadili oleh Pengadilan Niaga Internasional China dari Mahkamah Agung Rakyat). Dalam praktiknya, beberapa pengadilan Tiongkok bahkan mengharuskan terjemahan disediakan oleh agen penerjemahan yang ditunjuk.
Foto oleh Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) di Unsplash
Kontributor: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
